Payroll: regna l’esternalizzazione, la compliance resta un elemento di preoccupazione

Milano, 26 Marzo 2024 – Nel payroll, vince l’approccio ibrido: l'83% delle aziende europee sceglie di esternalizzare almeno in parte la gestione e l'amministrazione delle paghe, mentre un 10% opta per un approccio indipendente, affidandosi a esperti e software proprietari ed il rimanente 7%, invece, esternalizza completamente il processo di payroll a un soggetto esterno. 
È quanto emerge da una nuova indagine su larga scala condotta da SD Worx, il principale fornitore europeo di servizi HR, che ha intervistato oltre cinquemila aziende in 18 Paesi europei. 
Secondo la ricerca, il 71% dei datori di lavoro è soddisfatto dell'elaborazione complessiva delle buste paga all'interno della propria azienda e sono sempre meno le aziende europee che hanno problemi con la gestione delle buste paga. Nel 2021, il 19% delle aziende rilevava ancora qualche criticità, mentre nel 2024 la percentuale è scesa all'11%. 
Ciononostante, le aziende devono ancora affrontare diverse sfide, tra cui la velocità e l'efficienza nell'elaborazione delle buste paga e compliance legislativa. In Italia, le soluzioni implementate ancora non sono in grado di convincere appieno le aziende che le utilizzano. 
 

Romania (59% delle aziende rispondenti nel Paese), Slovenia (57%) e Croazia (54%) sono le nazioni dove le imprese si assumono maggiormente la responsabilità dell'elaborazione e dell'amministrazione delle buste paga. Nel complesso, sono soprattutto le aziende molto piccole o molto grandi a essere fortemente coinvolte nella gestione delle paghe. Per le aziende europee con più di 2.500 dipendenti, la percentuale è del 55%, per le organizzazioni che hanno tra i 500-999 dipendenti è del 50% e per le più piccole, infine, tra gli uno-nove dipendenti, è del 49%.
Tre aziende europee su dieci (32%) utilizzano software realizzati autonomamente per l'elaborazione e l'amministrazione delle buste paga. Non si tratta sempre di software specializzati, in particolare le aziende più piccole utilizzano applicazioni come Excel, ad esempio, come base per l'elaborazione dei calcoli delle buste paga. Circa il 23% delle organizzazioni utilizza una soluzione di payroll ospitata nel cloud dal fornitore (modello SaaS), mentre un altro 26% utilizza un software di payroll esterno in esecuzione sui propri server o nel cloud privato. Infine, il 20% delle aziende non utilizza direttamente un software per le paghe, ma lo affida completamente a un soggetto esterno.
In media, il 37% delle aziende che esternalizzano le buste paga (parzialmente o meno) si affida a Studi contabili o esperti finanziari, soprattutto nei Paesi dell'Europa orientale come Serbia (51%), Polonia, Romania e Slovenia (tutti e tre 44%), ma anche, ad esempio, in Germania (47%).  Questo vale soprattutto per le aziende più piccole. Inoltre, il 27% delle aziende europee, soprattutto quelle di medie e piccole dimensioni, si avvale dell'aiuto di un fornitore specializzato di servizi di payroll.
 

Tra gli aspetti maggiormente ricercati dagli intervistati (48%) nei software payroll spiccano correttezza e velocità, che non a caso si riflettono anche nelle preoccupazioni dei datori di lavoro nei confronti delle buste paga: i più citano velocità ed efficienza dell'elaborazione delle buste paga (41%), ed accuratezza dell'elaborazione (40%) come aspetti maggiormente sfidanti del payroll, insieme al tenere sotto controllo i costi legati alle buste paga (38%), ovvero tutti i costi legati all'elaborazione del payroll, come i costi di outsourcing, gli esperti interni, il software e simili. Inoltre, la conformità alla legislazione in costante evoluzione è una preoccupazione costante per le aziende (36%).
È interessante notare come le organizzazioni che utilizzano un modello di payroll combinato (interno/esterno) siano a quelle a riscontrare le maggiori difficoltà. Eppure, nonostante le sfide, il 71% dei datori di lavoro è abbastanza soddisfatto della gestione complessiva delle buste paga, nella coscienza che c'è ancora spazio per i miglioramenti, e che una maggiore digitalizzazione li renderà possibili. Con i sistemi di payroll in tempo reale, ad esempio, le aziende potranno organizzare le loro buste paga ancora più velocemente, rendendo l'impatto degli aggiustamenti dell'ultimo minuto immediatamente visibile
 

L’italia si conferma il Paese a minor tasso gestionale full in-house (solo il 3,7% opta in tal senso), ma anche uno di quelli maggiormente inclini a caldeggiare l’avvento di un payroll pienamente automatizzato e digitale (33,6%). 
Nonostante, infatti, l’outsourcing parziale sia la pratica della quasi totalità delle aziende intervistate (89,2%), con una spiccata predilezione per il supporto fornito da accountant e financial specialist (39,4%), l’indice di gradimento italiano verso il payroll management è il più basso dello scacchiere europeo (54,7%). Puntualità, correttezza e data security della busta paga sono tra i tasti maggiormente dolenti, anche se il punto di gradimento più basso si rispecchia nella capacità di adeguamento alla compliance (55,8%, contro una media europea del 74,7%). 

“La legislazione è sempre più complessa e in continua evoluzione; vengono aggiunte nuove regole, a volte in modo retroattivo, sia a livello locale che europeo. È quindi importante stare all'erta. Grazie ai continui sforzi di innovazione e digitalizzazione, stiamo rendendo il processo di payroll ancora più efficiente. Aiutiamo i nostri clienti locali e internazionali in vari modi: informandoli, gestendo completamente il processo per loro, organizzando corsi di formazione online o fisici, ma anche restando a loro personale disposizione in caso di domande. Non perdiamo di vista il fattore umano”, afferma Laura Moncada, Sales Manager di SD Worx Italy.