Sempre più aziende italiane scelgono l’outsourcing per la gestione delle buste paga

Oltre sei aziende italiane su dieci (65 vs 57% UE) prevedono di esternalizzare software e servizi payroll a un fornitore terzo entro i prossimi tre anni. Oggi è già una pratica consolidata per il 61% (11 punti percentuali in più rispetto alla media europea), in aumento rispetto al 57,5% del 2024, a conferma di un trend in forte accelerazione.

Oltre la metà dei datori di lavoro italiani (56,5% vs 44% UE) impiega già i Managed Payroll Services (MPS), contro il 46% del 2024: una soluzione che combina software esterni con il supporto parziale di esperti specializzati. Attualmente solo il 4% delle aziende ha completamente esternalizzato il payroll, ma una su dieci (11%) prevede di farlo entro i prossimi tre anni.

I dati emergono dalla ricerca “HR & Payroll Pulse” condotta da SD Worx, leader europeo nelle soluzioni HR e payroll, su un panel di 5.936 responsabili HR e 16.500 dipendenti in sedici Paesi europei.

MPS in crescita, soprattutto in Italia, Belgio e Paesi Bassi 

Oggi un’organizzazione italiana su otto (12%) gestisce ancora calcoli e amministrazione del payroll interamente in house, il 10% abbina software interni a personale esterno, mentre poco meno di una azienda su cinque (17,5%) utilizza soluzioni SaaS, basate su software payroll forniti da provider specializzati.

La modalità più diffusa resta quella dei Managed Payroll Services: il 56,5% delle organizzazioni italiane usa software esterni affiancati da un supporto parziale di esperti, in netto aumento rispetto al 35% del 2024. Un trend positivo che l’Italia condivide con Belgio e Paesi Bassi, in questo ultimo Paese raggiunge persino il 57%. Guardando, invece, al futuro europeo, il 47% dei datori di lavoro prevede di adottarlo entro i prossimi tre anni.

Anche l’outsourcing totale è in rialzo: oggi, in Italia, riguarda il 4% delle aziende, ma dovrebbe salire all’11% entro il 2029. Le prospettive di aumento più elevate in Europea si registrano in Belgio, Finlandia, Francia e Paesi Bassi (tutti al 16%).

Self-service e pay transparency al centro delle priorità payroll

Nonostante la crescente esternalizzazione, le aziende continuano a investire anche internamente. Per il 23% dei professionisti HR italiani, la priorità principale per il 2026 è l’ampliamento delle soluzioni di self-service, che consentono ai dipendenti di accedere facilmente a buste paga o richieste di ferie, un servizio di cui oggi sei lavoratori su dieci sono ancora privi. Priorità seguita da iniziative per la pay transparency (21%), tra cui ad esempio analisi del divario retributivo o buste paga più chiare, e da strumenti di supporto per i dipendenti, come servizi di assistenza per le buste paga o chatbot (20%). 

Appena un gradino giù dal podio, al quarto posto, si posiziona, invece, la formazione e l’upskilling delle competenze dei team payroll interni (19%), mentre completano la top5, con il 18% delle preferenze, il miglioramento dell’analisi dei dati relativi ai cedolini per ottenere informazioni utili sulla forza lavoro e sull’azienda (18%) e l’attenzione a pratiche di payroll sostenibile, come processi completamente digitali e sistemi più efficienti dal punto di vista energetico.

Interessante, infine, notare che il passaggio a piattaforme di gestione delle buste paga basate sul cloud registra nel nostro Paese un punteggio superiore alla media europea (17% vs 13%). Un’attenzione legata probabilmente alla necessità di una migliore integrazione dei sistemi per collegare payroll, HR, finance, rilevazione presenze e benefit. Per molte organizzazioni, infatti, la migrazione al cloud non riguarda solo la modernizzazione della tecnologia delle paghe, ma un processo di digitalizzazione più esteso.