1. Home>
  2. Approfondimenti sulle Tematiche HR>
  3. Approfondimenti sull'esternalizzazione delle Buste Paga>
outsourcing-buste-paga-sd-worx-tematiche-hr

In cosa consiste l'outsourcing dell'elaborazione paghe?

Outsourcing a livello nazionale o internazionale

Sebbene la maggior parte delle persone conosca a grandi linee il concetto di outsourcing, ci sono ancora molte incertezze su cosa comporti esattamente. Questo perché nel corso degli anni l'outsourcing è diventato un termine generico per indicare un'ampia gamma di possibili soluzioni di assistenza da parte di terzi. La cosa principale da tenere a mente è che, per quanto riguarda l'outsourcing, siete voi a decidere. Siete voi a scegliere quali attività esternalizzare o meno e come farlo. Ad esempio, l'outsourcing può essere temporaneo o strutturale, presso il vostro ufficio o fuori sede. Per darvi una guida, vi spieghiamo qui i principali tipi di outsourcing che possono essere applicati a livello locale o internazionale.

    1. Managed Payroll Services

    Il servizio di payroll gestito prevede che uno specialista esterno gestisca le funzioni di payroll della vostra azienda. Il fornitore si impegna contrattualmente a fornire uno o più servizi HR o Payroll in base a livelli di servizio e volumi di lavoro definiti. Si assume inoltre il rischio e la responsabilità, compresi l'elaborazione, la conformità, la scalabilità e tutto il complesso e lungo lavoro amministrativo che ne consegue. Di solito questo servizio viene svolto fuori sede e per un periodo più lungo ed è quindi una scelta strategica.

    Esempio:

    Con la crescita dell'azienda su più sedi e territori, il mantenimento di un team interno per le paghe non è più fattibile, anche con una soluzione SaaS funzionale. I processi di payroll stanno diventando troppo complessi per essere gestiti dal team di payroll e aumenta il rischio di problemi di sicurezza e conformità. È il momento di affidare le buste paga a uno specialista esterno.

      2. HR processes On-Site Support

      Se il vostro obiettivo principale è quello di supportare il vostro team in determinati periodi, potete affidarvi ai servizi degli specialisti delle paghe e del personale amministrativo del vostro partner HR, che conoscono bene tutti i settori delle risorse umane. Non solo vi forniranno il supporto di cui avete bisogno, ma vi offriranno anche ulteriori competenze. Possono assistervi durante i picchi di lavoro previsti o imprevisti, in modo che non dobbiate modificare i vostri obiettivi e i vostri programmi.

      Ad esempio:

      Per qualche motivo siete a corto di collaboratori nell'ufficio amministrazione del personale. Che fare? Potete semplicemente aggiungere al vostro team uno o più specialisti payroll, per due giorni a settimana. Quando tutto torna alla normalità, potrete interrompere il servizio di supporto extra. Tips & Tricks: la prossima volta potrete richiedere le stesse persone che ormai conoscono bene il vostro team e la vostra organizzazione.

      Sebbene molte organizzazioni pensino che questo tipo di outsourcing funzioni solo come misura temporanea, è anche un'opzione valida per una collaborazione più strutturale. Ad esempio, se si verificano picchi ricorrenti di carico di lavoro, ad esempio a fine anno o durante le vacanze estive, è sempre possibile affidare determinati compiti a dipendenti esterni.

        3. Paghe e ottimizzazione dei processi

        Le buste paga sono vincolate da regole rigide e calcoli fissi e dovrebbero quindi essere uno dei processi HR più standardizzati. Ciò significa che le buste paga sono più facili da automatizzare rispetto, ad esempio, al processo di assunzione. Eppure sembra che molti dipartimenti HR si attengano ancora (o in parte) ai processi manuali, perdendo così tempo prezioso. Il vostro partner HR può aiutarvi esaminando i vostri processi amministrativi.

        Per esempio:

        Vi rendete conto che le vostre buste paga e i processi associati potrebbero essere molto più efficienti, ma non riuscite a capire come. Richiedete quindi un assessment che valuti le persone, le conoscenze, i sistemi e i processi. L’assessment rivela alcune aree di miglioramento e viene quindi seguita da un audit più approfondito delle paghe. Insieme al vostro partner per le risorse umane, decidete di ottimizzare diversi processi e di ripartire da zero.

        Un'analisi approfondita dei processi retributivi è molto illuminante. Vi dà una visione chiara di ciò che c'è sotto la superficie. Attraverso quest’analisi il partner HR potrà supportarvi in ciò che è più efficiente e utile per voi, dagli strumenti, alle risorse fino alle competenze. Ciò potrà garantirvi continuità ed efficienza in questo importante processo.

          4. Outsourcing dei processi aziendali (BPO)

          Il BPO (Business Process Outsorcing), comporta l'esternalizzazione di uno o più processi di gestione delle paghe e del personale ed è quindi una decisione strategica per l'azienda. Ciò comporta l'instaurazione di un rapporto a lungo termine con il provider che avrà la responsabilità del processo esternalizzato. Definire chiaramente i compiti da esternalizzare e la persona responsabile per ciascuno di essi sarà un fattore essenziale per cogliere tutti i vantaggi dell'outsourcing.

          Esempio:

          Desiderate mettere in calendario una nuova politica di reclutamento e di mobilità interna esternalizzando le attività relative alle buste paga. Tuttavia, preferite continuare a gestire le questioni assicurative ad esempio (per il momento). Questo è possibile. Pagherete un canone mensile e, in cambio, il vostro fornitore di outsourcing automatizzerà e ottimizzerà il vostro libro paga.

            Avete bisogno di consigli per esternalizzare le vostre buste paga in Italia e all’estero?

            Contattate i nostri esperti